Zakoni na različnih področjih zavezujejo nevladne organizacije k hrambi nekaterih dokumentov. Le nekatere je treba hraniti trajno. V naši pravni službi smo zbrali podatke o tem, kako hraniti dokumente, katere dokumente moramo hraniti, in kako dolgo moramo hraniti posamezne vrste dokumentov.
Kako hraniti dokumente?
Dokumente v fizični obliki po navadi hranimo v namenskih registratorjih v omarah.
Organizacijam, katerim računovodstvo vodi zunanji izvajalec, računovodsko dokumentacijo do konca obračunskega obdobja običajno hrani računovodski servis. Po koncu obračunskega obdobja in prevzemu dokumentacije lahko to tako kot ostalo dokumentacijo hranite v prostorih organizacije ali pa uredite hrambo na drugi primerni lokaciji.
Možna je tudi elektronska hramba. Da bi bila taka hramba skladna z zakonom, mora biti tudi npr. davčnemu organu zagotovljen dostop do vse dokumentacije (v okviru zastaralnega roka), ob tem pa ne smejo nastajati neupravičeni stroški. Elektronsko arhiviranje je urejeno z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). Če gradivo hranimo v digitalni obliki, je treba paziti, da je pooblaščenim uporabnikom dostopno ves čas trajanja hrambe, da gradivo varujmo pred izgubo in da je ves čas hrambe možna reprodukcija gradiva ter podobno.
Vas zanima? Berite naprej na www.cnvos.si.